Come effettuare la copertura real-time di conferenze ed eventi aziendali

Di ritorno da Rotterdam, dove come ho scritto nel precedente post ho supervisionato la diretta multimediale di uno degli eventi più corporate del mondo, la conferenza Powering Progress Together sponsorizzata da Shell, in collaborazione con National Geographic. Sarò breve e conciso, anche perchè oggi il mio cervello non riuscirebbe ad andare oltre la seconda subordinata.

Ecco una serie di consigli pratici per tutti i livebloggers in erba, o per tutti coloro che devono affrontare la diretta multimediale di un evento/summit/forum/conferenza aziendale di medio-grossa dimensione.

Audience
Chi e come vedrà il liveblog? Abbiate sempre in mente il vostro pubblico.

Si tratta di invitati all’evento, che seguono la diretta ‘second-screen’ dalla sala, o si tratta invece di colleghi e partners che assistono ‘virtualmente’ alla conferenza, da casa, per impossibilità di partecipare fisicamente? Quale il tono migliore per l’evento? Formale, informale o smart casual? Tutti questi elementi devono essere presi in considerazione nella fase di preparazione. Fare la telecronaca dell’evento è una cosa, offrire supporto multimediale alla visione/ascolto è un’altra: quando lo speaker inizia il discorso, sarà bene trascrivere tutto quello che questi dice ad uso di chi non può essere lì, oppure padroneggiare l’argomento trattato di modo da fornire materiale interattivo a sostegno dell’allocuzione? Un esempio concreto: se si parla di carestie nel continente sub-sahariano, sarà opportuno avere a disposizione una tabella di dati e statistiche o una mappa interattiva. Scoprire se e quali dati verranno snocciolati nella conferenza è pertanto un elemento chiave della preparazione zen del liveblogger.

La squadra.
Come dice l’adagio inglese, “failing to plan is planning to fail.”

Mettete assieme una squadra. Se il vostro livello di padronanza della piattaforma usata (v. dopo) è a dir poco strabiliante, potete anche tentare l’ambizioso one-man show. Per ogni diretta multimediale ben riuscita, in ogni caso, è necessario:

• un supervisore: sarà colui che meglio domina l’argomento trattato nel meeting/conferenza. Non è necessario che questa figura abbia una conoscenza tecnica della piattaforma utilizzata per il liveblogging, ma è imprescindibile ottenere la sua approvazione per il contenuto che andrà in pagina. Solitamente questa figura coincide con quella dell’organizzatore della conferenza: sarà lui a decidere le tempistiche della diretta a seconda della struttura della conferenza. Sarà lui, inoltre, a stabilire il tono del discorso e a controllare che il contenuto aderisca alla style-guide aziendale;
• un tecnico: sarà colui che meglio conosce la piattaforma usata per il liveblog della conferenza. La conosce talmente bene da saper dove mettere mano in caso di emergenza; da saper effettuare correzioni grafiche o strutturali dell’ultimo minuto; da non perdere la calma e saper trovare la soluzione in caso qualcosa vada storto; da sapere piegare docilmente la piattaforma alla conferenza che si intende coprire, sapendo quali virtù del mezzo meglio si sposano con l’argomento trattato;
• un social media manager/community editor: sarà colui che si occupa di fomentare la discussione sui vari canali ‘social’, stimolando l’interazione, l’invio di commenti, foto e video, domande. Il suo lavoro inizia molto prima dell’inizio della conferenza stessa – ma le tecniche di promozione non sono l’oggetto di questo post.
  Nei giorni dell’evento, invece – perchè è su questo che ci concentriamo – il suo apporto sarà vitale per attrarre traffico alla diretta e mantenere alto il livello di interesse prima, durante e dopo l’evento. Il social media manager lavora sia ‘in entrata’ che ‘in uscita’: dando per scontato che l’evento non venga coperto su Twitter, bensì venga utilizzata una piattaforma che permette di mantenere il traffico generato dalla conferenza.. sul proprio sito, è suo compito importare tweets e opinioni più significativi nella diretta; moderare i commenti in entrata e in generale dare conto della discussione social che si svolge parallelamente all’evento anche sul liveblog dello stesso. Il liveblog assume pertanto la funzione di luogo privilegiato in cui solo le opinioni più interessanti e i commenti più costruttivi trovano spazio. Esservi pubblicati diviene per il lettore un privilegio: la sfida è quella di saper amministrare tale percezione con sapienza e furbizia. Il social media editor, come detto, agisce anche ‘in uscita’: promuovendo la diretta sui vari canali; notificando a ogni utente la pubblicazione di un commento costruttivo, o quando una sua domanda ha trovato risposta sulle pagine della diretta; punzecchiando, stimolando e solleticando la curiosità per la diretta multimediale svolta; sapendo convogliare il messaggio che la diretta e la discussione, quella vera, avvengono sulle pagine del sito internet aziendale, non su Twitter;
• photo editor, e fotografo: per ogni fotografo in sala, c’è almeno un addetto al desk che si occupa di importare le foto appena scattate nella diretta. Al forum Shell, ad esempio, il fotografo scattava con due macchine fotografiche: la prima era una DSLR professionale per il book ufficiale dell’evento, la seconda una camera compatta in grado di inviare le foto via email (wireless) ad un indirizzo di posta collegato alla diretta multimediale. Flickr è un altra opzione percorribile, ad esempio. Il tecnico, come nel mio caso a Rotterdam, può incarnare contemporaneamente anche la figura del photo editor.
• uno o più narratori: coloro che trascrivono quello che accade in sala per un pubblico esterno e danno forma alla narrazione dell’evento a seconda del tono concordato con il supervisore. Il tecnico, il photo editor o il fotografo non avranno tempo di battere a computer tutto ciò che avviene in sala: è bene che una o più persone siano dedicate unicamente a questo, in quanto a loro volta non saranno in grado di gestire null’altro.

Neanche a dirlo, un solo individuo può assolvere più funzioni a seconda del livello di pazzia, multitasking o conoscenza del mezzo o dell’argomento.

Preparazione.
Importantissimo, per la buona riuscita della diretta, è preparare quanto più materiale in anticipo.

Ogni evento ha un tasso prevedibilità contenutistica differente, ed è questo tasso l’elemento fondamentale che determina il successo o l’insuccesso del liveblog. Sarà possibile preparare in anticipo, ad esempio, i seguenti:

• schede biografiche degli speakers;
• immagini, dati o infografiche che illustrano gli argomenti trattati;
• immagini o banner che illustrino graficamente i momenti ricorrenti di ogni evento (applausi; domande; coffee break; pausa pranzo; ci riaggiorniamo dopo… e così via!)
• foto di repertorio;
• video illustrativi;
• links ad eventuale, ulteriore materiale online;
• social media accounts delle persone più importanti, che si tratti di talking heads o persone importanti da coinvolgere durante la diretta;
• etc.

Lo script, caricato o meno sulla piattaforma della diretta, servirà da timone per non perdere la rotta durante la frenesia della giornata. Il tecnico, il supervisore o il social media editor conoscerà a memoria la tabella di marcia, e saprà quando inserire gli elementi multimediali richiesti dalla circostanza.

Strumenti.
Ci sono varie piattaforme a seconda delle esigenze tecniche ed economiche. Quella per cui lavoro al momento, ScribbleLive, consente i migliori vantaggi SEO, la contemporaneità di utilizzo da parte di diversi utenti (da fisso o mobile), di pre-caricare materiale multimediale ma soprattutto di gestire quelli che in inglese sono chiamati raw-feeds, ovvero sia filoni di narrazione (associabili a diversi utenti) da pre-visualizzare e pre-editare in fase di pubblicazione da parte del supervisore.

Altre piattaforme sono: Storify, di cui non ho ancora avuto modo di provare l’evoluzione real-time del neo-introdotto pacchetto VIP (finora è stata utilizzata soprattutto come piattaforma da day-after, più che da diretta multimediale); Cover It Live, con nuova interfaccia, nuovo smart-stream per gestire più flussi di informazione contemporaneamente, tagging colorato per i diversi argomenti trattabili e galleria multimediale; Liveblog Pro, appena lanciato e ancora in fase sperimentale, il backend assomiglia molto a quello di CoverItLive, ma offre meno flessibilità e funzionalità. LiveFyre offre ad esempio la possibilità di integrare i commenti effettuati con il proprio profilo; PigeonHole, ottimo per la visualizzazione sugli schermi durante la conferenza, consente al pubblico di inviare domande, votare per le domande altrui (come un gioco) e  scoprire in diretta qual è la domanda vincitrice.

Per consulenza, discutere e analizzare più a fondo quest’aspetto, parlare dei pro e dei contro delle varie piattaforme in commercio (incluse RebelMouse, ShootItLive, Pluck, Spreecast etc.), non esitate a entrare in contatto via email o Twitter. 

Promozione.
Condividete la diretta con altri siti partners e amplificate il vostro brand reach.

Che si tratti di syndication o di condivisione di codici embed, fate sì che il vostro contenuto sia condiviso, rimpallato, promosso o acquistato da tutti coloro che sono interessati. Rivolgetevi in primis ai vostri partners commerciali, agli sponsor dell’evento e ai media locali. Think ahead.

Esecuzione.
Just do it.

Se vi siete preparati per bene, se avete raccolto e pre-caricato tutto il materiale che potrà esservi utile, e infine avete settato la pagina dal punto di vista grafico (non dimenticate di associare alla vostra diretta una pagina di riferimento mobile, in quanto gran parte del traffico che riceverete sarà generato su smartphones e tablet), non dovreste avere problemi. Attenti solo a non calpestarvi i piedi l’un l’altro, soprattutto se a bloggare siete più di due-tre persone.
Stabilite chi copre cosa, e attenetevi a quanto concordato. Non dimenticatevi di scambiarvi mail, numeri telefonici o contatti chat, per ogni genere di comunicazione behind the scenes.

A fine evento.
Tirate le somme, evidenziate gli highlights del giorno e  usate il liveblog a fini promozionali.

In passato, avevo suggerito in inglese come sopravvivere al liveblog di un festival di giornalismo della durata di più giorni. Fu in Novembre, quando mi occupai del liveblog del festival Glocal12. Di questo, e molto altro (soprattutto per quanto riguarda il mondo dei media, piuttosto che l’universo corporate), tratterò in un ebook di prossima pubblicazione. 

Stay tuned.